Quản lý của tôi đã nói một câu… và từ đó nhân viên dần mất niềm tin

Quản lý của tôi đã nói một câu… và từ đó nhân viên dần mất niềm tin

Tôi là trưởng một bộ phận tại một doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính và quản lý (tình trạng rối ren, lộn xộn).

Ban lãnh đạo cấp cao đang cân nhắc một quyết định có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến phạm vi trách nhiệm của trưởng các bộ phận trong đó có tôi. Cấp trên trực tiếp của tôi đã gọi tôi và trưởng một số bộ phận khác mà ông phụ trách để bàn về vấn đề này.

Ông ấy giải thích rằng bản thân sẽ chia sẻ quan điểm đối với ban lãnh đạo, nhưng đồng thời ông cũng liên tục nhấn mạnh rằng:

• “Tôi sẽ cố gắng hết sức. Nhưng mọi người cũng biết là dù chúng ta có đề xuất thế nào đi chăng nữa, cuối cùng ban lãnh đạo cũng vẫn sẽ làm theo ý họ muốn quyết. Tôi không nghĩ mình có thể tác động được gì nhiều.”

Dù điều ông ấy nói là hoàn toàn thực tế, nhưng việc nói ra như vậy trong hoàn cảnh mọi người đang hoang mang thì cực kỳ gây nản lòng cho các anh, chị, em trong đó có tôi.

Chính điều đó khiến tôi suy nghĩ: bản thân tôi nên truyền đạt lại thông tin như thế nào đối với nhân viên của mình về tình huống này, hoặc trong những tình huống tương tự về sau? Chắc hẳn phải có một cách hay hơn để cho nhân viên thấy rằng tôi sẽ đấu tranh vì họ, đúng không?

Và nếu tôi thất bại, thì phải truyền đạt thế nào để họ không quay sang cay cú, bất mãn với ban lãnh đạo của công ty?

Lời khuyên:

Đúng là quản lý trực tiếp của bạn đã xử lý tình huống này không khéo.

Khi bạn giữ vai trò quản lý (manager), bạn vừa là thành viên của đội ngũ quản lý, vừa là cầu nối để đại diện đội ngũ quản lý trước nhân viên. Điều này đúng ngay cả khi bạn không đồng ý với một số quyết định từ ban lãnh đạo cấp cao.

Điều đó không có nghĩa là bạn phải trở thành một “người máy” luôn gượng cười và lặp lại những câu sáo rỗng được chuẩn bị sẵn. Nhưng nó có nghĩa là bạn cần trình bày các quyết định quản lý với sự tôn trọng, và trong phạm vi có thể, hãy giúp nhân viên của bạn hiểu rõ lý do đằng sau những quyết định đó.

Nếu chỉ nhấn mạnh rằng “cấp trên luôn làm theo ý mình, tôi chẳng làm gì được”, bạn sẽ vô tình làm nhân viên mất tinh thần, gây ra sự hoài nghi, và về lâu dài chính điều đó sẽ làm giảm hiệu quả lãnh đạo của bạn.

Trong tình huống vừa rồi, sẽ tốt hơn nhiều nếu quản lý trực tiếp của bạn nói theo cách như sau:

• “Tôi sẽ nhấn mạnh những lo ngại của chúng ta về X và Y, và đặc biệt sẽ nhấn mạnh điểm Z. Tuy nhiên, cũng có những yếu tố khác mà ban lãnh đạo cấp cao cần phải cân nhắc, và có khả năng những yếu tố đó sẽ được ưu tiên hơn. Nếu điều đó xảy ra, tôi sẽ nghĩ đến các phương án A, B và C để giảm thiểu tác động đến chúng ta. Tôi dự kiến sẽ có thông tin chính thức vào cuối tháng sau và sẽ luôn cập nhật cho mọi người.”

Sau đó, nếu quyết định cuối cùng từ lãnh đạo cấp cao không có lợi cho đơn vị của bạn, lý tưởng nhất là quản lý trực tiếp sẽ giải thích rõ những yếu tố nào đã được cân nhắc và vì sao chúng được coi trọng hơn. Đồng thời, ông ấy có thể thừa nhận rằng điều đó thật sự bất lợi cho đội ngũ, nhưng cũng phải thừa nhận rằng tổ chức buộc phải cân nhắc những lợi ích rộng hơn.

Một lưu ý thêm: Trong một số trường hợp đặc biệt, khi chính sách từ cấp trên quá bất hợp lý đến mức ai cũng thấy rõ, thì việc thừa nhận thực tế này là cần thiết để bạn không mất uy tín với nhân viên.

Nhưng ngay cả lúc ấy, cách bạn trình bày cũng rất quan trọng: nói một cách điềm tĩnh, khách quan thì được, nhưng thể hiện sự bực bội hay khinh thường công khai thì không nên.